De vragenlijst voorbij
Denk aan een RI&E en we denken automatisch aan een gestandaardiseerde vragenlijst. Maar weet u dat de wetgever niets zegt over de vorm van de RI&E? Die kan zelfs bestaan uit de notulen van het werkoverleg.
TEKST Peter Passenier
Het gaat niet goed met de HRfunctionaris. Sinds enkele weken is hij gestationeerd bij de
afdeling Marketing, maar daar voelt hij zich niet op zijn plaats. Te veel haantjes, te veel snelle denkers, te veel gevatte opmerkingen waar hij geen weerwoord op heeft. Of pas ’s nachts, als hij de slaap niet kan vatten.
Dit is nou typisch een risico dat je in de traditionele RI&E niet zo snel terugvindt. “Daar lees je vooral over de plaats van de brandblusmiddelen”, zegt arbeids- en organisatiedeskundige Cecile de Roos. “Of over niet-ergonomische toetsenborden. Maar er staat weinig over de reductie van stress. Hoogstens wordt er een vinkje gezet bij de vraag: is er een protocol tegen pesten?”
Dynamisch
Een traditionele RI&E is dus vaak te beperkt. Daarom pleit De Roos al jaren voor een alternatief: de dynamische RI&E. Een RI&E die niet één keer per vier jaar wordt opgesteld, maar doorlopend, tijdens het werk. Hoe gaat dat in het voorbeeld hierboven? De Roos zou nog steeds kiezen voor een vragenlijst, maar ze zou die laten opstellen door de HR-afdeling zelf.
“Dan komt dat verhaal van de adviseur op de afdeling Marketing vanzelf naar boven. Dan rijst ook meteen de vraag of hij en zijn collega’s kunnen terugvallen op sociale steun. Van bijvoorbeeld de leidinggevende, of anders in ieder geval van de collega’s.”
Een specifieke vragenlijst dus, een die is toegespitst op die ene afdeling. En dat is niet het enige waarin de dynamische RI&E zich onderscheidt. Want worden de arbo-knelpunten bij een normale RI&E gevat in een plan van aanpak – dat men hopelijk ook ten uitvoer brengt – in een dynamische RI&E zijn ze meer verweven in de praktijk van alledag.
“De meeste afdelingen houden minstens één keer per maand werkoverleg”, zegt De Roos. “In dat overleg kunnen ze alle knelpunten bespreken. Zit iedere HR-adviseur wel op zijn plek? Kunnen er niet een paar van afdeling ruilen? En hoe zit het inmiddels met de sociale steun? Leg dat werkoverleg vast in notulen en je hebt je dynamische RI&E.”
Transport en Logistiek
Wat hebben kleinere bedrijven (met 10-65 medewerkers) nodig voor een dynamische RI&E? Het Sectorinstituut Transport en Logistiek onderzocht dit in de pilot ‘Onderweg naar een dynamische RI&E’. De resultaten zijn verrassend. “Zo’n dertig bedrijven deden mee aan deze pilot. Allemaal hebben we ze handvatten kunnen bieden om hun RI&E-activiteiten te koppelen aan bestaande structuren in het eigen bedrijf”, zegt projectleider Marinka de Groot van het Sectorinstituut Transport en Logistiek. “Zo heeft elke deelnemer
nu een preventiemedewerker in zijn bedrijf aangewezen die in een veiligheidsgroep het thema veiligheid agendeert. Hiermee wordt draagvlak gecreëerd in een bedrijf en is er sprake van een gedeelde verantwoordelijkheid. En dat is voor deze bedrijven een hele nieuwe aanpak. De werkgever moet niet alles zelf doen, er moet een rol zjin voor de
medewerkers. Alleen zo creëer je veiligheidsbewustzijn en zorg je ervoor dat de RI&E wordt geborgd.” Daarnaast heeft het Sectorinstituut bedrijfsspecifiek adviezen gegeven.
Over het invoeren van functioneringsgesprekken, het koppelen van de RI&E aan het kwaliteitssysteem, tot het op het werkoverleg bespreken van foto’s van onveilige situaties. De Groot is zeer tevreden over de pilot: “Het lijken misschien kleine stapjes van de deelnemende bedrijven, maar het zijn grote stappen in het dynamisch maken van de RI&E”.
Eisen
Het klinkt simpel – te simpel zelfs. Want is zo’n notulen-RI&E wel conform de wet? De Roos heeft die vraag vaker gehoord. “Bedenk wel, de wet stelt geen eisen aan de vorm van de RI&E, alleen aan de inhoud.” Volgens haar moet de werkgever voldoen aan de volgende eisen:
» hij inventariseert de risico’s;
» vervolgens bedenkt hij maatregelen om die risico’s weg te nemen (in het plan van aanpak of de notulen);
» dan controleert hij periodiek of de actiepunten ook het gewenste effect sorteren;
» ten slotte komt er één keer per jaar een kerndeskundige langs om te controleren of er voldoende wordt gedaan en of er geen risico’s zijn vergeten. Bij grote risico’s zoals asbest of plutonium is het wellicht verstandig die frequentie teverhogen naar twee keer per jaar.
De Roos’ advies: durf te experimenteren. “Volg de bovenstaande regels en je kunt de RI&E maken die bij je past. Is dat een standaard plan van aanpak op basis van een standaard vragenlijst? Of is het toch die verzameling notulen van die wekelijkse werkoverleggen? Durf die
vraag te stellen. Wees eigenwijs. Alleen zo haal je alle risico’s naar boven.”
Scholte Verhuis Groep
Nee, de eigenlijke RI&E is bij Scholte Verhuis Groep niet veranderd. Die RI&E bestaat nog steeds uit een grote vragenlijst. De aandachtspunten die daaruit naar voren komen, vormen nog steeds de basis van het plan van aanpak. En omdat verhuizen natuurlijk plaatsvindt op verschillende locaties, houden de verhuizers nog steeds ter plaatse een last-minute-risico-analyse (LMRA). Toch is er op 28 mei 2015 het een en ander veranderd. Want vana fdie dag
werken de medewerkers op basis van de zogenoemde 5S-methode:
1. Sorteren – Zet veelgebruikte materialen vooraan.
2. Structureren – Gooi alle overbodige materialen weg.
3. Schoonmaken – Onderhoud materialen goed.
4. Systematiseren – Spreek af waar je de arbeidsmiddelen neerzet en houd je daar ook aan.
5. Steeds beter – Kijk af en toe achterom: doen we het nog steeds zoals we het hebben afgesproken?
Op het eerste gezicht staat dit los van arbo en veiligheid. Maar volgens KAMcoördinator
Peter Schoenmakers is dat schijn. “Wij werken veel met hondjes, dat zijn plankjes met vier wielen waarop je zware spullen kunt verplaatsen. Het is belangrijk deze hondjes goed te onderhouden. Want als een van de wielen op half zeven staat, wordt zo’n plankje instabiel en kan dat wat erop staat, omvallen. Dat is niet alleen vervelend voor die antieke kast, maar ook
voor de verhuizer die er toevallig naast staat. Dat is nu precei s het mooie van het 5S-systeem: je hoeft risico’s niet op te lossen, want ze ontstaan gewoon niet meer.”
